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「仕事の会議や打ち合わせで仕事ができない上司の2つの共通点」



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人生戦略ノート,朝,朝スッキリ

仕事の中で一番多いのが打ち合わせや会議。意志や業務などの確認から連絡事項など様々な「伝える」事があります。
無駄な事も多いですが、その中で仕事ができない上司達を分析していると2つの共通点を発見しました。

仕事ができない(しない)上司の共通点の発見

上司と言えば実力で出世した人もいれば、ゴマすりで上がった人や年齢層が空きすぎてエレベーター式で上司になる人など様々形で上司になる人達がいます。
その中で私がまず感じたことは、年を重ねている人ほど「現状維持」が好きで新しい変化が必要でも現状維持を押し通し、徒党を組んで変化に反対します。

そうした上司達を見ていた中で一番仕事ができない上司達の2つの共通点を発見しました。

1.ちゃんと理解してくれと言う上司

上司達は人の話をさえぎり、いろいろな事を話します。そして話したことの中で確認し、上司が決定した事を再度確認しにいくと「決定したつもりはない」と言います。そしてその後に信じられない事を言われます。

「言葉のニュアンスを理解してくれ」や「日本語をちゃんと理解している?」と言い、聞き手がニュアンスや微妙な言い回しの日本語になってない日本語を細部まで理解させようとします。
議事録に決定事項と記載があり上司自身の印鑑があり、更に出席者全員に確認すると「え!?決定ではないの??」となり、また無駄な会議が発生。

反面教師として学べることは、聞き手が分かりやすく理解しやすいシンプルな言い回しと曖昧な表現せずに伝えること。
伝言ゲームで最後に聞いた人は最初に伝えた内容と違う場合がありますが、これは長い分を覚えられず、曖昧な発言をすることで小さく変化していきます。そうならないためにも長すぎるのもダメだという事です。

2.会議の内容と資料を会議で確認する

前回の議事録の確認という会議の最初にする事は時間の無駄です。社内ネットワークで特定の人間だけにPDFや連絡などができるツールがあるので事前に前回の議事録を送り、会議までに確認してもらえばいいだけの話。事前に議事録や資料に目を通すのが当たり前。
そのことを上司に伝えると「見ない人がいるかもしれないから必ず確認する」と言います。そもそも前回の議事録なしで進められる内容であれば会議ではなく簡単なミーティングレベルやチャットで確認しても問題なし。そして事前に確認できないような人も会議には適していないのと業務量が多いのであれば減らすよう上司がしっかり業務管理をする必要あります。そもそも確認しないのは上司達なのでもう言葉が出ません。

議事録だけでなく、新しい資料も事前に送り、会議の参加者は事前に資料を確認しておくように勧めるべき。わざわざ会議でその資料を読む朗読会は時間の無駄。そして人数分の資料のコピーと配るのも神と時間の無駄。
会議室にタブレットやノートパソコンを置くか、自分で資料を持って来い。

ここで学べる反面教師は効率化できることを実施するのと会議のやり方を見直す事が大事。そもそも同じことしかできないのであれば上司より人口知能の方がはるかに役立ちます。

これから人口知能の勉強をして、理想の上司AIでも作ろうかな。

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