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人生戦略ノート

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「スケジュールの作り方と工夫」

生産性 生産性-スケジュール

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小中高では、時間割りがあり、学校側の決めた内容に従ってきました。決めれた時間通りの動くの学生。

学校では与えられた時間割り通りの行動が大事になりますが、社会人になれば時間割りであるスケジュールをを自分で考えて作る必要があります。

社会人のためのスケジュールを作るための参考になるアイデアを紹介します。

スケジュールの作り方

スケジュールを作っている人はほとんどだと思います。 作るのは簡単ですが、スケジュールの最終目的を達成するためのスケジュールを立てるので目的を意識したスケジュールを作る必要があります。 このスケジュールの立て方は学校でも学べます。

スケジュールを作る力を学生時代で身に付ける

学校で学ぶのは、時間割りをこなす事で時間割りを作る力は各個人が自分で身に付けるしかありません。 社会人になってから身に付けるより学生時代で身に付ける方法があります。 それは「勉強」です。 期末テストに向けて教科書、問題集を1日何ページするかのスケジュールを立てます。 そのスケジュールをいかに無理なく出来るかを学んでいくと思います。

勉強をしてきた人ほどスケジュールを立てるのが上手

勉強していた人ほど時間割りを作るのとその時間割りをこなす力は高いです。 親に勉強しろと口うるさく言われていた内容が27歳にようやく理解出来ました。 勉強の内容は役に立つか人それぞれですが、勉強するためのスケジュール作りは必ず役立ちます。

スケジュールを作る

時間割りを作るのはやはり記憶して何度も見る必要があります。 そのために必要なのが「手帳」です。 ただ、今の時代ネットが発達しているので手帳が全てではありません。 グーグルカレンダーなどWebスケジュールはいっぱいあります。

www.google.com

アナログでもデジタルでも構わないのでしっかりスケジュールを作ってみましょう。

スケジュールはToDoに時間を明確にしたもの

やらないといけない事のリストがあります。 そのリストを締め切りまでに終わらせるかの時間設定がスケジュールです。 仕事の場合は、やらないといけない事が明確なので誰でも出来ます。 休日のスケジュールはほとんどの人が立てていないと思います。 予定だけ記載して、何をするかまで入れていない事が多いので、休日にする事、したい事を予定に入れましょう。

勉強するなら休日のスケジュールに力を入れる

休日の時間の使い方が一番無駄が多いかもしれない。 休日というだけでダラダラしていて生産性の低い状態になってしまいがちです。 休日にスケジュールを頑張る方がいいですが、遊びの時間は大事なのでバランス意識しましょう。

スケジュールの工夫と意識すること

スケジュールに優先順位と大きな目的を達成するための小さな目的をこなしていきます。 そ その目的を達成するために全力でやるのではなく、遊びの時間を持たせる事です。 遊びの時間があれば失敗に気付いたり軌道修正出来ます。 車のハンドルのようですね。(私は車を持っていません….)

スケジュールを立てる時間

社会人だと業務前に出来た方がいいかもしれませんが、私の場合は業務開始後から15分でスケジュールを立てます。 行動する前にまずスケジュールを立てる癖が付けましょう。

スケジュールに予備日を作る

時間に余裕がなければプレッシャーで失敗してしまうかもしれません。 時間の余裕を作るために予備日を作り、確認作業やチームのコミュニケーション時間を作りましょう。

予定はギッシリ入れず前後に空白の時間を作る

予定にない準備や会議の準備までスケジュールに入れるのは難しいです。 スケジュールをギッシリ入れると準備の時間がなかったり、ちょっとしたイレギュラーで打ち合わせが必要になった場合は空白の時間で対応しましょう。

作業時間を書き込むなどメモとしても使える

いつまでに終わるかと過去いつまで時間を使ったかを把握しておくとスケジュールが立てやすいです。 作業時間がどんどん速くなれば自分の成長が数値化されて確認出来るのでモチベーションアップになります。 手帳やWebカレンダーのToDoにした事やアイデアと記載してメモをしたり出来ます。

手帳に付箋を貼る

手帳で過去のスケジュールを確認する時、ふせんがあればすぐに目がつきます。 過去に確認しないといけないことや大切なことはふせんの色で重要度を分けたりすれば、見やすくなり効率アップに繋がるはずです。

仕事は手帳、プライベートはwebカレンダー

一箇所にスケジュールをまとめる方がいいかもしれませんが、私の場合は分けます。 家に仕事を持ち込まないのと家で手帳は見ません。 帰社する前に明日の予定としなければいけないリストを作っているので準備はしっかり出来ています。 プライベートの予定に仕事の内容が書かれていると仕事の事を考えてしまうのは嫌なので二つに分けています。 そのおかげでプライベートと仕事をしっかり分けることが出来て、切り替えがしっかり出来るようになりました。

最後に

出来る人の手帳術といった本をいろいろ見ましたが、シンプルに時間をかけ過ぎないスケジュール作りが大切だと思っています。 外国人のスケジュールの立て方などいろいろな人の手帳とスケジュールの立て方を見てみたいですね。 手帳は必要ないと思っていた時がありましたが、今は必須になっています。 過去に読んだ手帳術の本をもう一度読むと新たな発見が出てくるかもしれないので楽しみです。